Planit:Comment réviser mon document?

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Révision dans Microsoft Word

La possibilité d’ouvrir vos documents dans Word est très avantageuse, car vous pouvez ainsi les réviser. Parfois, il est frustrant de ne pas savoir comment réviser nos documents ou régler les problèmes d’impression. Ce guide nous aidera à surmonter certains des problèmes.


Techniques d`édition des documents

La possibilité d`éditer les documents du Web Advisor de PlanPlus permet de personnaliser chaque rapport en fonction de chaque client.Cette fonction est très utile, mais requière une connaissance de base de WORD. Voici donc quelques repères :

  1. Afficher le quadrillage – De nombreuses sections des documents sont contenues dans des ‘tableaux’. Ce format permet de créer des colonnes et des lignes bien alignées. Nous suggérons de toujours «Afficher le quadrillage» lorsque nous révisons un document. Nous pouvons ainsi voir clairement où commencent et se terminent les cellules d’un tableau et supprimer plus facilement les tableaux dont nous n’avons plus besoin. Pour ce faire, il vous suffit de traiter le document que nous utiliserons pour notre client et l`afficher dans WORD; puis nous activons la rubrique ‘Tableaux’ et sélctionnons l’option ‘Afficher le quadrillage’ dans le menu déroulant. Si nous ne voyons pas cette option, mais que nous voyons l’option ‘Masquer le quadrillage’, c`est que le quadrillage est déjà affiché. Notons que ce quadrillage s’affiche à l’écran seulement et ne s’imprimera pas, à moins d`incorporer des bordures.
  2. Supprimer un tableau – Lors la révision d’un document, il se peut que nous voulions supprimer un ableau entier. Il suffira de placer le curseur sur le tableau et un symbole semblable à celui-ci s’affichera dans le coin supérieur gauche du tableau. Nous pourrons alors cliquer sur ce symbole pour mettre le tableau en évidence. Nous appuyons enfin sur la touche de suppression pour faire disparaître le tableau.
  3. Supprimer les lignes d’un tableau – Il est parfois utile de supprimer une seule ligne d’un tableau, ce qui est assez simple. Il vous suffit de surligner la ligne à suprimer et dans le menu déroulant, nous cliquons sur l’option ‘Supprimer les cellules’ et ‘Supprimer la’. La ligne disparaîtra ainsi du tableau. Nous pouvons également mettre plusieurs lignes en évidence et les supprimer en même temps. La marche à suivre est identique. Les lignes mises en évidence disparaîtront ainsi du document.
  4. Supprimer du texte – Il se peut que certains passages du texte ne soient pas utiles pour un client particulier. Pour supprimer du texte qui ne figure PAS à l’intérieur d’un tableau, il suffit de le mettre en évidence et d’appuyer sur la touche de suppression.
  5. Sauts de page – Pour faire un saut de page, il suffit de placer votre curseur à l’endroit voulu et d’enfoncer simultanemment les touches ‘Control et Enter’. Un saut de page sera inséré à cet endroit du document.
  6. Révision des graphiques – La comparaison des résultats du client avant et après la mise en œuvre des recommandations est un élément puissant du document de Stratégie Financière Personnelle et du document complet. Le premier graphique présente la situation financière qui attend le client si rien ne change, alors que le second graphique indique ce qui l’attend s’il suit nos recommandations.

La comparaison des graphiques est très convainquante. Quand la différence entre l`avant et l`après est importante; il se peut que l’échelle utilisée pour les deux graphiques soit également très différente. Ainsi, le 1er graphique pourrait utiliser une échelle maximale de $2,000,000.00, alors que le 2e graphique pourrait utiliser une échelle maximale de $3,000,000. Il est ainsi impossible de comparer visuellement les deux graphiques; mais, pourconvainquant, nous modifions les graphiques en utilisant la même échelle pour les deux. Il suffit de suivre les étapes suivantes :

  • Nous cliquons sur le 1er graphique pour afficher une boîte tout autour. .
  • Nous cliquer deux fois sur le graphique pour afficher une petite grille semblable à un tableur.
  • Nous pointons les chiffres situés sous le coin inférieur gauche du graphique et cliquons deux fois sur l’un d’eux.
  • Dans la fenêtre qui s’ouvre, nous choisissons l’onglet ‘Échelle’. Dans le champ ‘maximum’, nous choisissons un chiffre identique à celui de l’autre graphique.

Nous cliquons sur «OK» et sur tout espace blanc du rebord extérieur de la page pour fermer la fenêtre de révision.

7. Navigation dans le document – Comme indiqué ci-dessus, nous pouvons naviguer dans les documents d’Augmentation du Patrimoine à l’aide de la fonction de Navigation par Commentaire. De plus, pour accéder à une section précise du document, la Table des Matières comprend des hyperliens associés à chaque section. Ainsi, pour accéder à la Liste de Contrôle du Plan d’Action, il suffit de cliquer sur cet élément dans la table des matières. Tout texte en bleu confirme la présence d’un hyperlien dans le document.

Pour retourner à la Table des Matières, de n’importe quelle partie d’un document, il suffit d`enfoncer les touches ‘Control et Home’. Pour atteindre la fin du document, il suffit d`enfoncer les touches ‘Control et End’.

Nous espérons que ces quelques conseils vous aideront à naviguer efficacement dans votre document.